オンライン資格確認｜新規開業・管理施術者変更時の注意点と対策
こんにちは！
いつき総研の久保です。
今回は、整骨院や鍼灸院、マッサージ院の施術所におけるオンライン資格確認の新規申請時や、管理施術者変更時の注意点と対策についてまとめました。
今後、新規開業を予定されている先生や、グループ院などで管理施術者が変更となる施術所の先生は、ぜひ参考にしてください。
オンライン資格確認とは？
そもそも、オンライン資格確認とは、マイナンバーカードを利用して、マイナ保険証の資格情報をオンラインで確認するための仕組みです。
施術所におけるオンライン資格確認について、詳しくは公式の「施術所等向け総合ポータルサイト」をご確認ください。
当ブログでも、オンライン資格確認に関する情報を掲載していますので、あわせてご覧ください。
【オンライン資格確認】新規開業・管理施術者変更時の注意点
新規開業や管理施術者の変更を行う場合、まずは保健所や厚生局への必要な手続きを行い、その後、オンライン資格確認を利用するための登録を「施術所等向け総合ポータルサイト」で行います。
ここで注意が必要なのが、オンライン資格確認の登録に必要となる「受領委任の登録記号番号」が、すぐには発行されないという点です。
厚生局への申請時期などによって異なりますが、登録記号番号の発行までには、おおよそ1ヶ月程度かかる場合があります。
そのため、新規開業や管理施術者変更のタイミングによっては、約1ヶ月間、オンライン資格確認を利用できない期間が発生する可能性があります。
さらに、登録記号番号が発行されたとしても、すぐにオンライン資格確認の登録ができるとは限りません。
■登録までの流れ
基本的には、以下のような流れになります。
- 保健所・厚生局へ必要な手続きを行う
- 厚生局への手続き後、登録記号番号の発行を待つ
- 月末頃を目安に、厚生局へ登録記号番号を確認する
- 「施術所等向け総合ポータルサイト」で新規ユーザー登録を試す
- 登録時に施術所名が表示されれば、そのまま登録を行う
つまり、厚生局への手続きが完了したからといって、すぐにオンライン資格確認が利用できるわけではありません。
新規開業や管理施術者変更を予定している場合は、あらかじめこの期間を考慮して準備しておくことをおすすめします。
約1ヶ月間、オンライン資格確認が利用できない場合の対策
では、オンライン資格確認を利用できるようになるまでの期間は、どのように保険情報を確認すればよいのでしょうか。
オンライン資格確認を利用しない場合は、以下のような方法で資格情報を確認します。
① マイナポータルの資格情報画面を確認する
患者さん自身にマイナポータルの資格情報画面を提示してもらい、資格情報を確認します。
② 資格情報のお知らせを確認する
患者さんが持参した「資格情報のお知らせ」などから、必要な保険情報を確認します。
③ 2回目以降の受療の場合は、口頭で確認する
すでに前回の受療時に資格情報を確認している場合など、必要に応じて口頭で確認する方法があります。
④ 初検（初来院）の場合は、事後的に確認する
初めて来院された患者さんについては、その場で資格情報を確認できない場合、事後的に確認する対応となります。
ただし、①や②は患者さん側にも準備していただく必要があるため、実際の受付では難しいケースもあるかと思います。
特に新規開業の場合は、基本的にすべての患者さんが初来院となるため、オンライン資格確認が利用できない期間の対応には注意が必要です。
管理施術者が変更になった場合も注意
管理施術者が変更になった場合、変更後もしばらくは前任の情報でオンライン資格確認が利用できるようなケースもあります。
しかし、突然利用できなくなり、過去の履歴も確認できなくなります。
そのため、
「まだ使えるから、そのまま使い続ける」
という対応は避け、管理施術者変更後は新しい受領委任の登録記号番号でオンライン資格確認が利用できる準備をしましょう。
初来院で保険情報を確認できない場合の自己負担について
では、初来院の患者さんについて、保険情報をその場で確認できない場合、患者さんの自己負担分はどのように取り扱えばよいのでしょうか。
取り扱い上、資格情報が確認できない場合でも、患者さんには自己負担分（3割分など）の支払いを求め、後日、資格情報を確認したうえで保険請求を行うという対応になります。
ここで注意したいのが、患者さんがその後来院されなかった場合です。
保険情報を確認できないままとなるため、結果として保険請求分（7割分など）の請求ができない可能性があります。
施術所の現場としては、
「保険請求分も一旦患者さんから預かって、後日資格情報が確認できたら返金したい」
と考えるケースもあるかと思います。
しかし、ルール上はそのような取り扱いではありません。
そのため、初来院時に資格情報を確認できなかった場合は、患者さんに対して、後日あらためて来院していただき、保険情報を確認する必要があることをしっかりお伝えすることが重要です。
なお、こちらについては「施術所等向け総合ポータルサイト」「厚労省通知文書」の以下の記事を参考にしています。
詳しい取り扱いについては、必ず公式情報をご確認ください。
【施術所等向け総合ポータルサイト】
マイナ保険証での受付ができない場合の資格確認方法
【厚労省通知文書】
令和６年12 月２日以降の受領委任を行っている柔道整復師の施術所における資格確認と療養費請求の取扱いについて
まとめ
いかがだったでしょうか？
新規開業や管理施術者変更を行う場合、オンライン資格確認が利用できるようになるまで、約1ヶ月程度の期間が発生する場合があります。
特に、その期間に初来院の患者さんが来られた場合、資格情報をその場で確認できないケースがあるため、受付時の対応には注意が必要です。
また、管理施術者を変更した場合も、前任者の情報で一時的にオンライン資格確認が利用できる場合がありますが、突然利用できなくなり、履歴も確認できなくなります。
新規開業や管理施術者変更を予定されている場合は、オンライン資格確認がすぐには利用できない可能性があることをあらかじめ把握し、余裕を持って準備しておくことをおすすめします。
現状、オンライン資格確認が利用できない期間については、患者さん・施術所双方に負担が生じる場面があります。
少しでもスムーズに対応できるよう、事前に必要な手続きや受付方法を確認しておきましょう。
もし詳しく確認したい場合は、「施術所等向け総合ポータルサイト」のコールセンターやメール等でお問い合わせください。
今後、他にも知りたい内容がありましたら、ブログにまとめていきますので、お気軽に弊社・久保までご連絡ください。
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